Solutions de formation

Gestion de la formation via un logiciel tiers

Il est fréquent que de grandes organisations possèdent déjà un système de gestion des ressources humaines ou de la formation qui permettent de gérer la formation traditionnelle qui a cours au sein de l'organisation.

Ainsi, afin de répondre aux besoins de ces organisations, EducExpert a développé une API (Application Programming Interface) qui permet à ces systèmes de communiquer avec notre plateforme de formation. L'API est conçue de façon à permettre l'échange de données de manière standardisée et systématique, sous la forme de service Web. Elle se veut ainsi indépendante du langage de programmation et du système qui fera appel à ses services. Si elle le désire, l'organisation peut adapter son logiciel afin d'utiliser les fonctions de l'API qui lui semblent utiles à son contexte de gestion.

L'organisation cliente est ainsi autonome dans la constitution de ses groupes et de ses sessions de formation et dispose de toute la puissance de l'environnement de formation en ligne d'EducExpert au niveau des éléments de suivi académique et des indicateurs de performance.

Service de support académique

Si l'organisation choisie de déléguer la gestion de la formation à notre service de support académique, EducExpert identifiera une ou plusieurs ressources qui pourront agir sur une session de formation en tant que gestionnaire de formation.

L'équipe de support académique est ainsi habilitée à :

• Créer les sessions de formation conformément aux indications de l'organisation ;

• Configurer les paramètres de la session afin de personnaliser les parcours pédagogique aux besoins identifiés par l'organisation ;

• Procéder à l'inscription de chacun des apprenants. Dès lors, le système génère un code d'accès unique permettant à chacun d'accéder à l'environnement d'apprentissage ;

• Attribuer les rôles aux différents acteurs administratifs qui doivent intervenir sur une session de formation ;

• Préparer des lettres personnalisées destinées à chacun des utilisateurs inscrits leur expliquant comment accéder à l'environnement de formation en ligne et comment y compléter les étapes initiales.

• Organiser une séance d'appropriation animée par un représentant d'EducExpert dans le but de présenter aux nouveaux utilisateurs leur outil de formation en ligne.

L'organisation cliente peut ainsi lancer une session de formation avec un minimum d'intervention administrative. Les gestionnaires peuvent donc se concentrer sur le suivi des activités académique au moyen des rapports disponibles au sein de la plateforme. Le rôle de support académique n'apparaît pas dans les rapports, les fiches de session ou la messagerie. Toutefois, les acteurs du support académique peuvent accéder à la session en tout temps, pour en valider la constitution, pour suivre la progression des apprenants, diagnostiquer les difficultés rencontrées par les apprenants et jouer un rôle proactif pour la résolution des éventuelles difficultés. De plus, les membres du support académique peuvent dépanner les apprenants ou administrateurs en cas de difficulté d'accès ou de connexion.

En cours de session, l'équipe de support académique demeure à l'affût et supervise constamment le déroulement de la session. Elle offre à l'organisation un service personnalisé qui peut prendre différentes formes en fonction des besoins :

• Alertes auprès d'intervenants identifiés si les apprenants n'accèdent pas à leur formation à intervalles déterminées par le client ;

• Transmettre des rapports de suivi académique au besoin à des acteurs de la formation ;

• Identifier et signaler des difficultés académiques éventuelles au niveau du groupe ou de l'apprenant en rapport avec une notion des contenus de cours ;

• Identifier, grâce à une analyse approfondie des réponses fournies aux auto-évaluations, des notions qui pourraient poser problème au sein du groupe en formation. Cette analyse pourra mener à différentes conclusions :

Correction ou amélioration de la formulation de questions problématiques s'il y a lieu ;

Ajout ou précision au niveau du contenu au besoin ;

Suggérer une intervention pédagogique de renforcement auprès du groupe relativement à des notions précises du contenu de cours.

• Construire et transmettre un bilan statistique de fin de session détaillé qui synthétise et illustre l'ensemble des indicateurs de performance du groupe en lien avec une session complétée.

Le service de gestion des formations et de support académique est proactif, adapté aux besoins de l'organisation cliente et initiateur de solution en tant que partie intégrante de l'objectif de qualité totale et d'amélioration continue.